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湖南农业大学资产经营中心档案管理制度
添加时间:2014/12/24 09:55:04 来源:  阅读:  字体:  
 
      一、总则
      1、为加强本资产经营中心(以下简称中心)档案管理工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为中心发展服务,特制定本制度。
      2、中心档案,是指中心从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对中心有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中心档案分为受控档案和非受控档案。
      3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
      二、文件材料的收集管理
      1、中心指定专人负责文件材料的管理。
      2、文件材料的收集由部门或经办人员负责整理,交主任审阅后归档。
      3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交办公室备案。会议文件由行政部收集。
      三、归档范围
      1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
      2、本中心对外的正式发文与有关单位来往的文书。
      3、本中心的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
      4、本中心与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
      5、本中心职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
      6、本中心的大事记及反映本中心重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
      四、归档要求
      1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
      2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
      3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
      4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
      5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
      6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
      五、档案管理人员职责
      1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
      2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
      3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护中心档案的完整与安全。
      六、本制度自 2015年 01月 01日起执行
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